KI-Trends 2025 im industriellen Einkauf: Wie digitale Agenten Prozesse revolutionieren

Der Aufstieg der generativen KI und KI-Agenten

Der industrielle Einkauf steht 2025 unter massivem Druck. Laut dem Wettbewerbsindex der deutschen Industrie sehen 81 % der Unternehmen den steigenden Kostenwettbewerb als größte Herausforderung. Gleichzeitig liegt der Zukaufanteil in der Industrie bei bis zu 80 % – der Einkauf ist damit der Bereich mit dem größten Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit. Dennoch fehlt es vielen Einkaufsabteilungen an Ressourcen, digitalen Prozessen und Kapazitäten, um dieses Potenzial zu heben.

Besonders relevant sind in diesem Kontext die Fortschritte im Bereich der generativen KI sowie die Entwicklung sogenannter KI-Agenten. Generative KI-Modelle wie GPT, Claude oder Gemini ermöglichen es, Sprache, Inhalte und Analysen auf einem neuen Niveau zu automatisieren. Noch entscheidender aber sind KI-Agenten: Sie kombinieren Sprachverarbeitung mit der Fähigkeit, eigenständig Aufgaben zu erfassen, Entscheidungen zu treffen und mit bestehenden Tools zu interagieren.

Diese neue Art digitaler Assistenzsysteme agiert adaptiv, prozessorientiert und nutzt vorhandene Tools – wie z. B. E-Mail – um sich nahtlos in die tägliche Arbeit einzubinden. Im industriellen Einkauf eröffnen sich dadurch völlig neue Potenziale zur Effizienzsteigerung, ohne bestehende Systeme auf den Kopf stellen zu müssen.

Herausforderungen im industriellen Einkauf

Viele mittelständische Einkaufsabteilungen arbeiten mit veralteter Software, fragmentierten Excel-Tabellen und personengebundenem Wissen. Typische Probleme:

• Hoher manueller Aufwand bei Lieferantenanfragen, z. B. Angebotsabfragen oder Selbstauskunftsformulare zu Compliance-Anforderungen
• Zeitintensive Prüfung und Strukturierung eingehender E-Mails und Dokumente
• Manuelle Übertragung relevanter Informationen in ERP- oder andere Systeme
• Komplexe Systemlandschaften mit geringem Automatisierungsgrad

Diese Ausgangslage verhindert Effizienz und Skalierbarkeit – trotz zunehmendem Druck.

Warum klassische Software nicht hilft

ERP-Erweiterungen, CLM-Systeme oder digitale Anfrageplattformen versprechen Abhilfe – und liefern komplexe Projekte, lange Roll-outs und neue Prozesse. Was fehlt: Flexibilität. Was gebraucht wird: Systeme, die dort arbeiten, wo der Mensch arbeitet. E-Mail, PDF, Excel, Browsertab. Nicht ein neues Tool, sondern ein neues Prinzip.

KI-Agenten: Der neue Kollege im Einkauf

KI-Agenten sind digitale Systeme, die wie ein Mitarbeiter handeln:

• Sie versenden E-Mails an Lieferanten.
• Sie lesen und verstehen Rückläufe.
• Sie extrahieren relevante Inhalte und strukturieren sie für die Weiterverarbeitung.
• Sie gleichen Dokumente ab, erkennen Abweichungen und bereiten Entscheidungen auf.

Der Clou: Sie integrieren sich in bestehende Abläufe. Keine Prozessänderung, keine Schnittstellenhülle, kein IT-Großprojekt.

Use Cases: Was ein Agent heute schon kann

Anfrageautomatisierung:

Peter, Einkaufsmitarbeiter eines Maschinenbauers, schickt normalerweise täglich 20 Preisanfragen. Der KI-Agent übernimmt nun diese Aufgabe und liest aus den Bestellanforderungen die notwendigen Informationen, erstellt eine Anfrage und verschickt sie an passende Lieferanten – alles automatisiert.

Angebotsvergleich & Entscheidungsvorbereitung:

Die Antworten kommen per E-Mail. Der Agent liest, versteht und erstellt einen Angebotsvergleich nach Kriterien wie Preis, Lieferzeit, Mindestmenge und Zahlungsziel. Peter bekommt eine Scorecard und trifft fundierte Entscheidungen.

Dokumentenprüfung:

Verträge, ABs und Rechnungen prüft der Agent auf Abweichungen: Sind Preis, Menge und Liefertermin korrekt? Gibt es kritische Klauseln? Alles, was auffällt, wird markiert – der Rest geht automatisiert weiter.

Compliance & Lieferantenmanagement:

Der Agent erinnert an ablaufende Zertifikate, fordert automatisch neue Selbstauskünfte an und dokumentiert alles strukturiert für Audits und ESG-Reporting.

Was moderne Agenten besser machen

Klassische Software vs KI-Agent

Prozess muss angepasst werden | Passt sich an den Prozess an

Nutzer muss Daten eingeben | Liest Daten aus Dokumenten

Nur in einem Tool nutzbar | Übergreifend via E-Mail & ERP

Teurer Roll-out & Schulung | Plug & Play mit minimalem Aufwand

Beispielhafte Umsetzung: KI-Agent als digitaler Einkäufer

Ein Beispiel für solch einen KI-Agenten ist die Lösung von Procuras.io. Sie verhält sich wie ein Mitarbeiter im Einkauf:

• Analysiert Daten aus ERP und anderen Quellen
• Sendet automatisierte Anfragen
• Liest und versteht Antworten – klärt Rückfragen
• Bereitet Informationen für Entscheidungen auf

Dabei nutzt das System bestehende Kommunikationskanäle (E-Mail) und Tools. Es ist kein komplexes Integrationsprojekt nötig – die KI arbeitet dort, wo der Mensch auch arbeitet. So lässt sich der Einkauf effizienter gestalten, ohne bestehende Strukturen zu ersetzen.

Best Practices für den Einstieg

1. Identifizieren Sie repetitive Prozesse: Wo verbringt Ihr Team viel Zeit mit manuellen Aufgaben?
2. Pilotieren Sie mit geringem Risiko: Starten Sie z. B. mit der Automatisierung von Lieferantenanfragen.
3. Achten Sie auf Prozesskompatibilität: Die Lösung sollte Ihre aktuelle Infrastruktur nutzen können.
4. Involvieren Sie das Team: Transparenz und Einbindung fördern Akzeptanz.
5. Messen Sie Erfolge: Zeitersparnis, Fehlerquote und Durchlaufzeiten sind gute KPIs.

Fazit

KI-Agenten verändern den industriellen Einkauf grundlegend. Sie bieten nicht nur Automatisierung, sondern echte Assistenz – entlang des gesamten Einkaufsprozesses. Der Umstieg ist kein radikaler Bruch, sondern ein intelligentes Upgrade. Für mittelständische Unternehmen bietet das eine einmalige Chance: mehr Effizienz, Transparenz und Entlastung in Zeiten knapper Ressourcen.

FAQs (Häufig gestellte Fragen)

Frage: Was ist ein KI-Agent im Einkauf?

Antwort: Ein System, das wie ein Mitarbeiter Aufgaben selbstständig übernimmt: Anfragen versenden, E-Mails lesen, Angebote vergleichen.

Frage: Brauche ich neue Software für den Einsatz?

Antwort: Nicht unbedingt. Moderne Agenten nutzen bestehende Kommunikationskanäle wie E-Mail oder bestehende Schnittstellen zum ERP.

Frage: Wie schnell ist ein Einstieg möglich?

Antwort: Viele Use Cases lassen sich innerhalb weniger Wochen pilotieren – mit minimalem IT-Aufwand.

Frage: Wie unterscheidet sich das von Robotic Process Automation?

Antwort: KI-Agenten sind flexibler, adaptiver und nutzen Kontextwissen. Sie ersetzen keine Klicks, sondern tätigen echte Entscheidungen.

Über Procuras.io

Procuras.io ist eine KI-gestützte Plattform für operative Einkaufsautomatisierung im industriellen Mittelstand.

Unser intelligenter Agent integriert sich nahtlos in bestehende Workflows, verarbeitet unstrukturierte Daten wie E-Mails und PDFs, erkennt Potenziale in Echtzeit – und leitet direkt die passenden Einkaufsaktionen ein, z. B. Preisanfragen oder Angebotsvergleiche.

Ohne neues System, ohne Portalpflicht, ohne Schulungsaufwand.

Einfach einloggen – und der Einkauf skaliert.

➡️ Mehr erfahren auf www.procuras.io